|
Z práce tajemníků společností
6 klíčových výhod portálu administrace správy společností
Jakou formou zajišťujete komunikaci a distribuci dokumentů v rámci vašich správních orgánů? Jaký máte přístup k zápisům z jednání? Dostáváte všechny potřebné dokumenty včas a v termínu, který si určíte? Ve sdílení a šíření informací na úrovni správních orgánů se společnosti často spoléhají na kombinaci e-mailové a papírové komunikace. Důvodem je hlavně obava z úniku citlivých informací a zajištění jejich bezpečnosti. I dnes se můžeme na evropských letištích setkat s asistentkami převážejícími na zasedání boardu kufry plné dokumentů. Vybavuji si jejich zoufalý výraz při zjištění, že let byl odložen či dokonce zrušen a do zasedání boardu zbývá jen několik hodin. „Když nedorazím včas, členové dozorčí rady nedostanou podklady k jednání“.....
Takovýmto infarktovým situacím se v dnešní době dá poměrně dobře předejít. Administrace správy společností je opravdu velmi delikátní záležitostí významně ovlivňující výkonnost správního orgánu i bezpečí jednotlivých členů. Proto je velmi důležité mít tajemníka správních orgánů, který je seznámen se správnou praxí, novými trandy a je schopen a ochoten neustále rozvíjet procesy administrace správy. Ale vraťme se k zasedání boardu a k různým formám sdílení informací.
Jednou z možností jak usnadnit veškerou práci spojenou s administrativou správních orgánů i práci tajemníka společnosti je vytvoření webového portálu administrace správy společností. Proč? Z praktických zkušeností a pro zjednodušení uvádíme jen šest nejvýznamnějších přínosů:
Globální přístup
Z kanceláře, z domova či z pracovní cesty mají členové boardu okamžitý a zabezpečený přístup ke všem relevantním informacím.
Snadné ovládání
Vyhledávání dokumentů, přehlednost agendy, termínů a možnost editace patří k základním výhodám portálu administrace správy společnosti.
Přehled a bezpečnost
Přístup na portál musí být spolehlivě zabezpečený. Jednotlivé složky jsou přístupné podle předem nadefinovaných kritérií či pozic ve správním orgánu. Podle předem určených postupů (např.souhlas výboru pro audit či etické komise) lze v případě potřeby velmi jednoduše zjistit, kdo a kdy si dokument prohlížel, kdo a kdy dokument měnil či do jakých materiálů měl přístup.
Zvýšení efektivity práce tajemníka společnosti
Tajemník a zaměstnanci kanceláře správních orgánů ušetří čas spojený s reprodukováním a distribucí dokumentů. Časová a administrativní úspora vede ke zkvalitnění dalších služeb pro členy boardů a může přispět i k efektivnějšímu obsazení zaměstnanců kanceláře správních orgánů.
Uzavřené a diskrétní diskusní fórum
Členové správních orgánů mají možnost prostřednictvím portálu bezpečně diskutovat a řešit citlivé záležitosti týkající se jejich práce.
Úspora nákladů
Velmi výrazná úspora nákladů spojená s tiskem, reprodukcí a distribucí písemných materiálů. V závislosti na velikosti společnosti se může jednat o stovky tisíc korun ročně.
Zajímá vás toto téma? Kontaktujte office@cgp.cz
